De Human Factors Adviesgroep kan u van een optimaal werkzaam Veilig Incident Melden (VIM) meldsysteem voorzien. Dit is een Web-based applicatie waarmee in principe een ‘ongelimiteerd’ aantal gebruikers incidentmeldingen eenvoudig kunnen registreren en verzenden. Het systeem werkt op alle PC’s, tablets en mobile apparaten zolang er maar verbinding is met internet. Het systeem ondersteunt organisaties die de werkwijze van het just culture incidentmelden hebben omarmd. Voor VIM is tevens een factsheet beschikbaar.

Het VIM-meldsysteem is ook te combineren met het After Action Review (AAR) meldsysteem van de Human Factors Adviesgroep.

 

Melden toegelicht
Via de website van het VIM-meldsysteem,  wordt de inlogpagina automatisch in de browser van een tablet, laptop, telefoon of ander apparaat met internettoegang getoond.
Een geautoriseerde VIM-gebruiker kan met het eigen e-mail adres inloggen. Op de inlogpagina is tevens een sectie voor de beheerder om informatie uit te wisselen via (nieuws)berichten en links.
Omdat er met geautoriseerde e-mailadressen wordt gewerkt, is een wachtwoord niet nodig. Na het inloggen komt de gebruiker in het scherm waarin hij het onderwerp (een van de door de organisatie gekozen `Hot Topics` en mogelijk een Subcategorie) en zo nodig de kans op herhaling kan invullen. Na het bevestigen komt de gebruiker in het invoerscherm. In dit scherm kunnen de gegevens van de melding direct online worden ingevuld aan de hand van een aantal standaard vragen die horen bij de VIM-werkwijze. Als er per ongeluk een vraag wordt vergeten dan meldt het meldsysteem dit aan de gebruiker. Nadat alle vragen zijn beantwoord komt de gebruiker op de bevestigingspagina. Op deze pagina worden alle ingevoerde gegevens nogmaals getoond. Als de gebruiker deze bevestigt dan wordt de pagina verzonden naar kwaliteitsmedewerkers (VIM onderzoekers) die per verschillende Hot Topic zijn aangewezen. Tevens wordt de melding verzonden aan monitoren (bijvoorbeeld managers), zodat deze het gebruik van het systeem kunnen volgen. Na ontvangst van een melding volgt de afhandeling door de VIM-onderzoekers volgens het door hun organisatie vastgestelde protocol.

 

Het beheer
Het beheer van het meldsysteem is zo eenvoudig en zo laagdrempelig mogelijk gehouden. Beheerders kunnen medebeheerders, gebruikers (iedereen die meldingen kan doen), monitors (zoals managers, cluster- of postcommandanten) en kwaliteitsmedewerkers (VIM onderzoekers of leeragenten) in het systeem beheren door middel van het toevoegen of verwijderen van het e-mailadres. Ook kunnen vrijwel alle teksten in het meldsysteem worden aangepast waaronder het toevoegen, aanpassen of verwijderen van Hot Topics en subcategorieën, c.q. teksten van het inlogscherm, de standaardvragen en e-mails die worden verzonden.

 

De installatie:
Het systeem draait bij voorkeur op het inter/intranetsysteem van uw eigen organisatie. De HUFA adviesgroep zal de benodigdheden hiervoor aan uw IT beheerder doorgeven. Indien gewenst, kan het systeem ook draaien op de site van de Human Factors Adviesgroep. Hoewel nooit rapportages of meldingen op de server van de Human Factors Adviesgroep worden opgeslagen of bewaard, leert de ervaring dat gebruikers doorgaans graag gebruik maken van hun ‘eigen’ systemen voor vertrouwelijke gegevens. Om deze reden gaat de voorkeur altijd uit naar uw eigen intranet.