Human Factors Actueel
nr. 5, september 2012

Human Factors centraal in het sturingssysteem
Human factors: de belangrijkste factoren in de effectiviteit en veiligheid van de hulpverlening

Iedereen vindt dat de burger in nood volledig op de hulpverlening moet kunnen rekenen. En dat we hulpverleners zo veilig mogelijk op pad moeten sturen. En we vinden ook dat hun moeilijke werk effect moet hebben. Dat rechtvaardigt de verwachting dat hulpverleningsorganisaties de belangrijkste factoren daarbij als eerste bij de kop pakken. Dat zijn de menselijke factoren (human factors), die volgens onderzoek in de luchtvaart voor minstens 70% bepalend zijn voor veiligheid en effectiviteit. Maar hoe geef je dat daadwerkelijk handen en voeten in het beleid van de hulpverleningsorganisatie?

Human factors meestal sluitpost
Onze ervaring is dat stappen op dit terrein meestal worden uit- of zelfs afgesteld, eigenlijk vanwege onbekendheid met het onderwerp. Meestal gebeurt dat verpakt in termen als ‘geen middelen’, ‘andere prioriteiten’ of ‘volgend jaar misschien’. Het lijkt er op dat de weging van opties altijd ten nadele uitvalt van de belangrijkste factoren voor een veilige en effectieve hulpverlening, de human factors. Deze factoren spelen momenteel nauwelijks een rol in de besturingsfilosofie van de hulpverleningsorganisaties. Dat komt omdat de aandacht bij de ontwikkeling van die filosofie meer is gericht op structuur, systemen, macht- en gezagsverhoudingen dan op mensen en het bestaan en de gevolgen van menselijk falen. Vandaar dat de Human Factors Adviesgroep een handvat wil bieden om human factors te incorporeren in de besturingssystemen van elke hulpverleningsorganisatie, zodat ze ook een rol gaan spelen in de afwegingen die door bestuur en leiding worden gemaakt.

De trias mens – taak – context
We gaan daarbij uit van de trias mens – taak – context (de zogenaamde MTC-trias) als basis voor uw sturingssysteem. Centraal staat de combinatie van de mens met de eisen die aan hem of haar worden gesteld en de uit te voeren hulpverleningstaak. Tevens is de context waarbinnen deze taak moet worden uitgevoerd van belang; de hulpverleningssituatie en de werkomgeving waarin door hulpverleners wordt geopereerd. Denk hierbij aan human factors als snelle wisseling van werkdruk (‘hollen of stilstaan’), overmatige input van zintuiglijke prikkels op de plaats incident, de invloed van het klimaat ter plaatse, stress, uitputting, emotionele impact van incidenten etc.

Dit zijn potentieel negatieve factoren voor het menselijk functioneren. Ze maken dat de mens als belangrijkste factor in de hulpverlening ook de meest kwetsbare is. Zowel in de opzet van het hulpverleningsproces als in ondersteunings- en sturingsprocessen zou daar doorlopend proactief rekening mee moeten worden gehouden. Daarom ontlenen ondersteuning en sturing in de hulpverleningsorganisatie hier uitsluitend hun bestaansrecht aan. Hun missie dient gericht te zijn op het optimaal, effectief, kwalitatief en veilig functioneren van de MTC-trias.

Zo zijn alle organisatieprocessen, primaire, ondersteunende en sturende, onderdeel van de human factors benadering binnen uw organisatie. De cultuurcomponent daarbinnen is dat iedereen zich hier ook terdege van bewust is. Die cultuur is de belangrijkste bron van veilig en effectief handelen in een echt lerende organisatie.

Rekening houden met human factors betekent dat zaken als materiaal, systemen, roostertechniek, opleidings- en trainingsprogramma’s, financieel- en HRM-beleid, gebouwen en infrastructuur expliciet en toetsbaar gericht zijn op de MTC-trias.

De MTC-trias in ieder besturingssysteem
Om human factors te integreren in uw besturing is het niet nodig dat u uw besturingssysteem aanpast. In praktisch ieder systeem, of dat nu het INK-managementmodel is, een standaard integraal besturingssysteem, de intern ontwikkelde beleids- en uitvoeringscyclus of gestructureerde inzet van zelfsturende eenheden, overal kunt u de MTC-trias in het primaire proces terugvinden. En daarmee het aangrijpingspunt voor de integratie van human factors in uw besturingssysteem. Zo houdt u wel rekening met een factor die voor een fors percentage bijdraagt aan de effectiviteit, veiligheid en efficiency van uw hulpverleningsproces.

Gaat u de uitdaging aan? Wij kunnen desgewenst helpen.

Brandweerzorg op maat, het nieuwe denken over veiligheid en human factors
Sinds jaar en dag is de inzet van een tankautospuit met een bezetting van 6 personen, de TS-6, het standaard antwoord van de brandweer op meldingen. Steeds vaker wordt hiervan afgeweken en wordt de bezetting beperkt tot 4 personen, de TS-4. Daarnaast worden voertuigen voor snelle interventies ingezet, bezet met twee personen, de SIV-2. Variabele voertuigbezetting wijkt af van het Besluit Veiligheidsregio’s dat uitgaat van de TS-6. Het bestuur van de Veiligheidsregio is echter bevoegd hiervan af te wijken onder de voorwaarde dat de veiligheid van burgers en brandweerpersoneel gelijk blijft aan de inzet van de TS-6. Brandweerzorg op maat dus, maar hoe zit het dan met de vereiste veiligheid, als de belangrijkste factoren daarbij, de human factors, nog niet in het vizier zijn?

Variabel bezette voertuigen worden ingezet ter verbetering van opkomsttijden ten opzichte van de TS-6 en als respons op maat van de aard van het incident. De Nederlandse Vereniging van Brandweerzorg en Rampenbestrijding (NVBR) heeft hier in mei rapport over uitgebracht met de titel ‘Uitruk op maat. Rapportage over het project variabele voertuigbezetting’.

Kenmerkend voor inzet van kleinere teams is dat ze meestal worden geconfronteerd met een incident in de acute fase. Daarin is sprake van hectiek en ontwikkelingen die zich vaak in hoog tempo opvolgen. Sprake is van snelle wisseling van werkdruk (‘hollen of stilstaan’), overmatige input van zintuiglijke prikkels op de plaats incident, de invloed van het klimaat ter plaatse, stress, uitputting, confrontatie met slachtoffers, de emotionele impact van het incident, gevaarlijke omstandigheden etc. Allemaal factoren die aan kleinere teams een hogere lichamelijke en psychische piekbelasting opleveren. Vandaar de aandacht die wij vragen voor human factors die een bepalende rol spelen bij hun veiligheid.

Het optreden moet uiterst professioneel zijn, teamleden moeten weten wat ze moeten doen én vooral laten. Bevelvoerders moeten bij hun taak steviger in hun schoenen staan om het team te leiden. Hechte samenwerking en een hoge teamkwaliteit moeten borg staan voor de veiligheid van ieder teamlid. Het mag daarbij niet ontbreken aan goede professionele communicatie en gezamenlijke opbouw van een toereikende situational awareness gericht op het ontstaan en verloop van het incident. Die wordt bevorderd door een adequate snel cyclische besluitvorming, zoals die bijvoorbeeld gebruikelijk is in de luchtvaart (de DODAR-methode). Daarmee kan het team zich snel aanpassen aan de ontwikkeling van het incident en vanwege de veiligheid op tijd tot de conclusie komen dat snelle opschaling noodzakelijk is. Zo wordt voorkomen dat het ze willens en wetens door blijven modderen en zich in een gevaarlijke situatie manoeuvreren. Deze neiging, die we ‘risky shift’ noemen, vormt een risico voor de inzet van variabele voertuigbezetting die door team resource management kan worden verlaagd. De principes van team resource management (TRM) horen bij het functioneren van kleinere teams. Een belangrijk kenmerk daarvan is assertiviteit: een eigenschap die levensreddend kan zijn. Ieder teamlid, ongeacht rang of stand, moet de durf hebben om aan te geven dat er iets fout gaat, of dat iemand een misser begaat of dreigt te begaan. Uit de luchtvaart weten we dat intensieve team resource management trainingen er aan bijdragen dat teams, zoals die van de TS-4 en de SIV-2 onder deze omstandigheden effectief en veilig uit de verf komen.

Zo vormt de inzet van variabel bezette voertuigen een gelegenheid waarop nieuwe inzichten in cultuur en bedrijfsvoering van de brandweer aan de orde kunnen komen met als hopelijk resultaat:

• Verbetering van de veiligheidscultuur zodat iedereen kan leren van elkaars fouten, ook van ogenschijnlijk ‘minieme en onbeduidende’ die juist zo’n belangrijke rol spelen bij de preventie van grote incidenten;
• Verbetering van leiderschap, teamwork, communicatie en bewuste besluitvorming in de teams;
• Herkenning van zwakke punten in het ontwerp van hulpmiddelen, protocollen en systemen;
• Inzicht in de reden waarom medewerkers fouten maken en waar deze fouten onveiligheid tot gevolg hebben

Zou dat niet een prachtige ambitie in het nieuwe denken over brandweerzorg kunnen zijn? De Human Factors Adviesgroep bezit de expertise en instrumenten om de sector hierin van dienst te zijn.

Najaarsplanning workshop Leren van de Luchtvaart

In het najaar worden de volgende workshops gehouden:

dinsdag 9 oktober, donderdag 8 november en dinsdag 4 december.

In de luchtvaart is al veel gedaan om de vliegveiligheid te verbeteren. Daarbij blijken human factors een rol te spelen in ca. 70% van de incidenten en ongevallen. In de workshop maken we gebruik van de ervaringen in de luchtvaart.

In een flightsimulator worden de deelnemers geconfronteerd met human factors en de manier waarop die het handelen beïnvloeden. Daarmee kunnen de “simulatorervaringen” worden vertaald naar de dagelijkse werksituatie van iedere deelnemer.

We gaan in op het thema “no-blame cultuur”. Leren van fouten en foutpreventie binnen een goede veiligheidscultuur. En we zoomen in op het functioneren van de individuele hulp- of zorgverlener onder bezwarende omstandigheden. Inzicht wordt gegeven in de manier waarop mensen beslissingen nemen en welke belemmerende factoren daar invloed op hebben. We sluiten af met de vraag: “en wat doe je morgen met deze ervaringen?’

Wat zeggen deelnemers aan eerdere workshops?

• Heldere presentaties, die vervolgens op zeer boeiende wijze in de praktijk gebracht worden in de vliegsimulator. Je voelt, hoort en proeft hoe de vliegwereld zich het veiligheidsdenken eigen heeft gemaakt.
• Heldere workshop; veel geleerd. Alhoewel ik er veel over gelezen en gesproken had is deze workshop zéér verdiepend geweest.
• Praktische invulling van de theorie is erg waardevol; je ziet direct hoe awareness en DODAR in de praktijk werken.
• Leerzaam gedeelte over zinloosheid van ‘straffen’ bij fouten.
• Diversiviteit van de dag is prettig; theorie, interactie en simulator.
• Leerzame discussie/ervaringen vanuit diverse sectoren; heel verschillende ervaringen.
• Nodigt uit tot vervolg in de eigen werksituatie.

De workshop “leren van de luchtvaart” nuttig, spannend en speels. Een leuke dag met een goed rendement!

Wilt u meer informatie of zich inschrijven? Via info@hufa.nl kunt u een programma aanvragen.

Het maximum per workshop is 16 deelnemers, dus schrijf u snel in.

De workshop is door ABAN-GAIA als nascholingsworkshop o.a. geaccrediteerd voor huisartsen, specialisten ouderengeneeskunde, artsen voor verstandelijk gehandicapten, medisch specialisten en sociaal geneeskundigen.